Восстановление кадрового учета и документации

Кадровое делопроизводство, включающее в себя кадровый учет и ведение кадровой документации - неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и специальная сфера, которая требует особых знаний и опыта, точности и досконального изучения документации. Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство ведется со значительными нарушениями законодательства. Как следствие, при плановых и внеплановых (по заявлениям работников) проверках Рострудинспекции и Прокуратуры на организацию накладываются крупные штрафы, а руководство привлекается к административной ответственности. Поэтому полное восстановление кадрового делопроизводства и последующее правильное его ведение крайне необходимо для нормального функционирования организации. Услуги по восстановлению кадрового делопроизводства могут оказаться полезны по следующим причинам:

• они позволяет нашими силами сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;
• правильное ведение кадрового делопроизводства защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры и налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), делает организацию защищенной от работников, нелояльных к ней. Если все документы находятся в идеальном порядке - любые претензии будут с легкостью сняты;
• услуги по восстановлению кадрового делопроизводства поможет вам оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки в ведении кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

Восстановление кадровой документации особенно необходимо в следующих ситуациях:

• бывшие или действующие работники намереваются предъявить (или уже предъявили) претензии из области трудовых отношений. В этом случае жизненно важно обеспечить, полное соответствие кадровой документации действующему законодательству; правильную нумерацию и датирование документов; соответствие реквизитов документов в электронном виде и на бумаге; надлежащее оформление всех документов об отпусках и командировках. Так же необходимо проверить платежные ведомости; правильность оформления документации по охране труда; проконтролировать наличие подписей работников в документации по охране труда. В противном случае, компании не избежать санкций Рострудинспекции или Прокуратуры, наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей (не считая удовлетворения требований работника), административной ответственности руководителя компании;
• организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровая документация велась ненадлежащим способом. В этом случае, как показывает практика, накапливается большое количество ошибок, которые, приводят к неправильному начислению заработной платы; отсутствию учета или неправильному учету отпусков; полному несоответствию должных инструкций фактически исполняемым работниками обязанностям; несоответствию между приказами, трудовыми договорами и электронной базой; неточности в графиках отпусков, личных карточках и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к трудностям в работе компании: вы не знаете, кого и когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого и чего требовать;
• вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды
• новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета).

Как правило, восстановлению кадрового делопроизводства предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общее состояние кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления, оценить количество неоформленных работников, определить период кадрового учета, подлежащий восстановлению. Специалисты ЮК «Авангард» помогут восстановить кадровое делопроизводство организации, привести его в соответствие законодательству Российской Федерации, в короткие сроки и с высоким качеством. Наши профессионалы разработают или адаптируют для вас максимально безопасные формы документов:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения (смена адреса, смена рабочего места, изменение функций, изменение заработной платы, изменение графика, смена должности и т.д.);
• соглашения о расторжении трудовых отношений;
• договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности;
• должностные инструкции по всем видам работников;
• локальные нормативные акты с учетом специфики вашей организации, включая Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне вместе с журналом выдачи документов, составляющих коммерческую тайну, Положение о работе с персональными данными работников, Положение об оплате труда и пр.;
• все прочие кадровые документы.

При необходимости мы также проведем инструктаж, тренинги работников организации по ведению и заполнению кадровых документов, ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства в целом. Сроки восстановления кадрового учета зависят от количества работников и периода, за который необходимо провести восстановление. При определении сроков можно руководствоваться следующим правилом – кадровая документация за 10 человеко-лет полностью восстанавливается за один рабочий день.

Порядок восстановления кадрового учета

1. Вы оформляете по электронной почте, лично в вашем или нашем офисе заявку на восстановление кадрового учета. 2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации и объема услуги по восстановлению кадрового учета. Мы направляем вам коммерческое предложение. 3. После согласования предложения на оказание услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) мы начинаем работу, которая включает в себя следующие этапы: Выявление эталона. Рекомендуется руководствоваться записями в трудовых книжках, так как внесение в них исправлений может повлечь дополнительные проблемы. Например, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Приведение всех документов в единообразие в соответствии с эталоном. Исправление ошибочных и составление недостающих документов:

• Личных дел работников. Основные документы: копия паспорта, военного билета, пенсионного свидетельства, ИНН, документа об образовании. Дополнительные документы согласно специфике Организации. Формирование титульного листа.
• Личных карточек сотрудников, инструктаж работников клиента по заполнению карточек, исправление неверно заполненных карточек, оформление незаполненных карточек.
• Приказов по личному составу и по основной деятельности организации, исправление неправильных и составление недостающих приказов.
• Графика отпусков. Инструктаж работников Клиента по заполнению графика отпусков.
• Трудовых договоров с рекомендациями по результатам проверки (оставить существующие формы, или внедрить новые). Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров, дополнительных соглашений.
• Штатного расписания. Инструктаж работников Клиента по ведению и заполнению.
• Табеля учета рабочего времени. Составление формы и заполнение табеля учета рабочего времени. Инструктаж работников Клиента по заполнению.
• Командировочных документов. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных командировочных документов, инструктаж работников
• Трудовых книжек. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных трудовых книжек. Инструктаж сотрудников клиента.
• Разработка и составление локальных нормативных актов (положений, регламентов и инструкций), в том числе: Правил ВТР, Положения о материальной ответственности работников, Положения о персональных данных работника, Положения об оплате труда, Положения о коммерческой тайне, Положения о должностных инструкциях и т.д. Инструктаж работников Клиента по внедрению и утверждению.
• Внесение изменений в должностные инструкции, составление инструкций по всем должностям.
• Заполнение журналов учета организации. При отсутствии каких-либо журналов необходимо их докупить.

Результаты восстановления кадрового учета

По итогам восстановления кадрового делопроизводства вы получите:

• Полностью комплектные личные дела работников с удобными титульными листами.
• Заполненные полностью личные карточки Т-2 всех работников.
• Восстановленные приказы по личному составу и по основной деятельности, исправленные неправильные и составленные недостающие.
• Составленные и утвержденные графики отпусков.
• Полностью соответствующие действующему законодательству и максимально защищающие работодателя трудовые договоры. Разработанные формы дополнительных соглашений на большинство встречающихся в практике случаев изменений.
• Оформленное штатное расписание.
• Оформленные табели учета рабочего времени за прошедший период, инструктаж по ведению на будущие периоды.
• Восстановленные и оформленные командировочные документы.
• Оформленные и заполненные в соответствии с действующим законодательством трудовые книжки, неверные записи исправлены.
• Полный пакет локальных нормативных актов, требуемых согласно Трудовому Кодексу РФ и полностью соответствующих действующему законодательству. Локальные акты, максимально защищающие интересы работодателя.
• Подробные и конкретные должностные инструкции по всем видам работников, где четко определено какие действия и документы и в какие сроки работник готовит/производит, кому передает, в каких формах и в какие сроки, перед кем отчитывается
• Заполненные журналы учета организации, включая журналы учета трудовых книжек, трудовых договоров, служебных записок, выдачи коммерческой тайны и т.д.

Мы предоставляем следующие гарантии при восстановлении кадрового делопроизводства:

• 100% финансовые гарантии правильности восстановления кадрового делопроизводства и закрепляем нашу полную финансовую ответственность в случае неправильно составленных документов, которые повлекли наложение штрафа государственным органом;
• документы, подготовленные нами в рамках услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) успешно прошли не один десяток проверок Рострудинспекции и Прокуратуры, что говорит об их высоком качестве и вашей защищенности при их применении.